Toroslar Belediyesi'nden Dijital Belediyecilikte Dev Adım

Toroslar Belediyesi, dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında hayata geçirdiği yeni arşiv sistemiyle belediyecilik hizmetlerinde önemli bir değişime imza attı. Toroslar Belediyesi tarafından yürütülen çalışma kapsamında bugüne kadar 4 milyon 515 bin 403 sayfa resmi evrak dijital ortama aktarılırken, kurumun yıllara dayanan arşiv hafızası güvenli, erişilebilir ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturuldu.

Toroslar Belediye Başkanı Abdurrahman Yıldız'ın göreve başlamasının ardından belediyede teknolojik altyapının güçlendirilmesine yönelik başlatılan çalışmalar kapsamında, Akıllı Doküman Arşiv Yönetim Sistemi ve Arşiv Belgelerinin Sayısallaştırılması Projesi uygulamaya alındı. Projeyle birlikte belediyenin geçmişten günümüze kadar oluşan kurumsal hafızasının korunması, hizmet süreçlerinin hızlandırılması ve vatandaşlara daha etkin hizmet sunulması hedefleniyor.

4,5 Milyondan Fazla Evrak Dijital Ortama Aktarıldı

Yazı İşleri Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Müdürlüğü koordinasyonunda Eylül 2024 tarihinde başlatılan çalışma kapsamında belediye arşivlerinde bulunan proje dosyaları, imar planları, resmi yazışmalar, klasörler, kararlar ve diğer kurumsal belgeler tek tek taranarak elektronik ortama aktarılıyor.

Bugüne kadar toplam 4 milyon 515 bin 403 sayfa belge dijital ortama kazandırıldı. Böylece belediye personeli ihtiyaç duyduğu evraklara saniyeler içerisinde ulaşabilir hale gelirken, kurum içerisindeki bilgi paylaşımı da daha hızlı ve güvenli şekilde gerçekleştirilmeye başlandı.

Yeni sistem sayesinde farklı müdürlükler arasında belge dolaşımı kolaylaşırken, vatandaşlardan gelen başvuruların değerlendirilme süreçlerinde de önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlanıyor.

Kurumsal Hafıza Dijital Güvence Altına Alındı

Hayata geçirilen dijital arşiv sistemiyle birlikte belediyenin yıllar boyunca oluşturduğu tüm resmi belgeler güvenli veri tabanlarında muhafaza edilmeye başlandı. Böylece fiziksel arşivlerde yaşanabilecek kaybolma, yıpranma, nem, yangın, sel ve benzeri doğal afet risklerine karşı önemli bir güvence oluşturuldu.

Dijital ortama aktarılan belgeler düzenli olarak yedeklenirken, veri güvenliği de üst seviyede korunuyor. Bu sayede hem belediyenin kurumsal hafızası gelecek yıllara taşınıyor hem de resmi belgelere erişim süreçleri modern teknolojiler sayesinde çok daha pratik hale geliyor.

Yetkililer, dijitalleşme sayesinde bilgiye erişim süresinin günlerden saniyelere indiğini, bunun da kamu hizmetlerinin daha etkin yürütülmesine katkı sunduğunu belirtiyor.

Vatandaşlara Daha Hızlı Hizmet Sunuluyor

Dijital arşiv sistemi yalnızca kurum içi işleyişi kolaylaştırmakla kalmıyor, aynı zamanda vatandaşların belediyeden talep ettiği bilgi ve belgelere daha kısa sürede ulaşılmasını da sağlıyor.

Evrak sorgulama, dosya inceleme ve geçmiş kayıtların bulunması gibi işlemler artık çok daha kısa sürede tamamlanabiliyor. Böylece hem personelin iş yükü azalıyor hem de hizmet süreçlerinde yaşanan zaman kayıpları büyük ölçüde ortadan kaldırılıyor.

Belediye yetkilileri, dijital dönüşüm projelerinin ilerleyen süreçte farklı hizmet alanlarında da yaygınlaştırılmasının planlandığını ifade ediyor.

Kâğıt Tüketimi ve Maliyetler Azalıyor

Akıllı Doküman Arşiv Yönetim Sistemi, yalnızca teknolojik bir yatırım olmanın ötesinde ekonomik ve çevreci yönüyle de dikkat çekiyor.

Eskiden günler sürebilen belge arama işlemleri artık saniyeler içerisinde tamamlanırken, kâğıt tüketimi önemli ölçüde azalıyor. Bunun yanında klasör, fotokopi, dosyalama, depolama ve kırtasiye giderlerinde de ciddi tasarruf sağlanıyor.

Fiziksel arşiv alanına duyulan ihtiyaç azalırken, belediye binalarındaki depolama kapasitesi daha verimli kullanılabiliyor. Belgeler ise profesyonel yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla dijital ortama aktarılıyor.

Tüm süreçler, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda yürütülüyor. Belgeler ayıklanıyor, sınıflandırılıyor ve uzun yıllar güvenle saklanabilecek dijital veri sistemlerine kaydediliyor.

23 Bin 600 Kilogram Evrak Geri Dönüşüme Kazandırıldı

Dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında arşivlerde saklama süresini tamamlayan belgeler de mevzuata uygun şekilde değerlendirildi.

2025 yılı içerisinde Emlak ve İstimlak Müdürlüğü, Sağlık İşleri Müdürlüğü, Kültür Sanat ve Sosyal İşler Müdürlüğü, Fen İşleri Müdürlüğü ile Mali Hizmetler Müdürlüğü'ne ait kullanım süresi dolmuş evraklar, Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından incelendi.

Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı'nın uygun görüşünün ardından toplam 23 bin 600 kilogram evrak, üçüncü kişiler tarafından okunamayacak şekilde parçalanarak imha edildi ve geri dönüşüm sistemine kazandırıldı.

Gerçekleştirilen geri dönüşüm çalışması sonucunda 132 bin 750 TL gelir elde edildi. Böylece hem çevrenin korunmasına katkı sunuldu hem de belediye bütçesine ek kaynak oluşturuldu.

Başkan Abdurrahman Yıldız: "Teknolojiyi Etkin Kullanmaya Devam Edeceğiz"

Toroslar Belediye Başkanı Abdurrahman Yıldız, dijital belediyecilik anlayışını güçlendirmek amacıyla teknoloji yatırımlarını sürdürdüklerini belirterek, vatandaş odaklı hizmet anlayışını geliştirmeye devam edeceklerini söyledi.

Başkan Yıldız, yaptığı değerlendirmede şu ifadeleri kullandı:

"Belediyemizin dijital altyapısını her geçen gün daha da güçlendiriyoruz. Kurumsal hafızamızı güvence altına alırken hizmet süreçlerimizi daha hızlı, daha güvenli ve daha verimli hale getiriyoruz. Teknolojinin sunduğu tüm imkânları Toroslar halkına daha kaliteli, şeffaf ve erişilebilir hizmet sunabilmek amacıyla kullanmaya devam edeceğiz. Dijital belediyecilik anlayışımızı geliştirerek vatandaş memnuniyetini artırmayı sürdüreceğiz."

Hayata geçirilen dijital dönüşüm projesiyle birlikte Toroslar Belediyesi, hem kurumsal arşiv yönetimini modernize ediyor hem de teknoloji odaklı belediyecilik uygulamalarıyla vatandaşlara daha hızlı ve etkin hizmet sunmayı hedefliyor.